CalWild busca un/a gerente de oficina (a tiempo parcial).
El/La administrador/a de oficina de CalWild trabajará de forma remota a tiempo parcial para garantizar el buen funcionamiento administrativo de la organización. Será responsable de gestionar proveedores, facturas, informes de gastos, hojas de horas, pólizas de seguro y el registro de donaciones y datos; supervisar la contratación, la nómina, los contratistas y otras tareas de recursos humanos; y colaborar con nuestro/a contable en QuickBooks para tareas contables básicas y la elaboración de informes financieros según sea necesario. También consideraremos empresas de consultoría administrativa.
Las responsabilidades incluyen:
- Administrar y realizar los cambios necesarios en Ospay (One Stop Payroll) (el débito se realiza automáticamente el día 15 y el último día del mes).
- Descarga de informes de nómina para el contable (mensual)
- Gestionar a los contratistas independientes, lo que incluye obtener los formularios W-9, mantener otra documentación y pagar las facturas.
- Ayudar al Director Ejecutivo a mantener el papeleo y los documentos del personal, incluyendo la incorporación de nuevos empleados.
- Ayudar en la administración de los beneficios para empleados (seguro médico, jubilación/plan 401k, seguro dental/de la vista, seguro de desempleo, compensación laboral, reembolsos por oficina en casa/teléfono).
- Asegúrese de que las hojas de registro de horas de los empleados se completen mensualmente, supervisando la acumulación de vacaciones, días festivos y bajas por enfermedad.
- Gestionar las pólizas de seguros, incluidas las auditorías anuales.
- Ayudar al Director Ejecutivo con la gestión de la junta directiva.
- Gestionar las cuentas por pagar y por cobrar: pagar y gestionar las facturas, generar facturas según sea necesario.
- Descargar extractos bancarios y de tarjetas de crédito (mensuales)
- Colaborar con nuestro contable para garantizar que las cifras de QuickBooks estén actualizadas, incluidas las transacciones con tarjeta de crédito (utilizando Expensify), el ingreso de datos de pago y la generación de informes según lo solicite el personal.
- Ayudar en la preparación de impuestos, incluyendo el formulario 990 de CalWild y la recopilación de toda la información sobre contratistas para los formularios 1099.
Las responsabilidades adicionales podrían incluir, según la experiencia: (estas actividades conllevarían horas o compensación adicionales)
- Gestión de bases de datos con nuestro CRM (EveryAction 8) que facilita la entrada de datos, la edición de registros y la generación de informes; y
- Colaborar en la gestión y creación de contenido para los diversos canales digitales de CalWild, incluyendo Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn y el sitio web de CalWild.
Requisitos deseados:
- Capacidad demostrada para crear y mantener sistemas administrativos y de recursos humanos;
- Confianza en la capacidad de completar proyectos independientes y mejorar los sistemas según sea necesario para lograr una mayor eficiencia;
- Experiencia con al menos un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM);
- Conocimiento y manejo de QuickBooks y contabilidad básica;
- Habilidades interpersonales significativas;
- Experiencia en la gestión de pólizas de seguros;
- Disposición a trabajar en colaboración con personas de diversos orígenes e intereses;
- Se valorará positivamente la experiencia con WordPress y las redes sociales (Facebook, Instagram, LinkedIn y Twitter) para una organización o campaña;
- Dominio significativo del paquete Microsoft Office y Google Docs;
- Un fuerte compromiso personal con la conservación; y
- Se prefiere tener una licenciatura.
Cómo solicitar
Por favor, envíe una carta de presentación y su currículum a info@calwild.org. Además, por favor, indique en su carta de presentación dónde vio la oferta de empleo.
Para descargar una versión en PDF de la descripción del puesto, haga clic aquí.
